Новости компаний

Как сделать проект автоматизации действительно полезным для бизнеса? Первые шаги.

На прошлой неделе прошла очередная встреча с экспертом автоматизации пищевой отрасли в рамках проекта «Бизнес в порядке». Обсуждали актуальные вопросы мира IT и бизнеса. В частности, всплеск активности в сфере автоматизации у производителей продуктов питания; предпосылки этого явления; грабли, поджидавшие первопроходцев и пути их обхода для вновь решившихся на подобные проекты предприятий.

Опытом поделился управляющий партнер компании «Константа» Андрей Шишкин. Интервьюером выступил менеджер по работе с ключевыми клиентами Сергей Горохов.

С содержанием встречи вы можете ознакомиться в удобном для вас формате: видео/ аудио/ текстовый материал.
 
В последнее время у производителей продуктов питания явно наблюдается некий рост активности спроса на автоматизированные инструменты планирования и учёта. С чем это связано?

Такой факт действительно есть. Последние 2-3 года производители продуктов питания стали заметными потребителями услуг на рынке IT. Мы связываем это с несколькими факторами:

Во-первых, рост бизнеса. N-ное количество времени назад производителями продуктов питания были в основном локальные территориальные игроки. Однако в последние годы они стали активно расти и объединяться в холдинги/агрохолдинги. При достижении такого масштаба управлять работой предприятий вручную стало сложно. Соответственно, у бизнеса возникли естественные потребности к развитию инструментов управления, (в том числе и ИТ-инструментов).

Во-вторых, требования внешних регуляторов (это менее естественно для рынка, но оказало сильное воздействие на рост спроса IT-услуг). Все началось с «Меркурия». Компании, которые выписывали бумажные накладные, были вынуждены перейти на оформление транспортных и производственных ЭВСД. Теперь эстафету подхватил «Честный ЗНАК».

В свете того, что бизнес и так уже подрос, многие решили так: давно хотели автоматизироваться, а растущие требования внешних регуляторов – это хороший повод, и запустили большое количество проектов.

В-третьих, работа компании «1С» и смена поколений разрабатываемых ими ИТ-систем. Большинство производителей продуктов питания, с которыми мы работаем (процентов 80 по нашим оценкам), в свое время были автоматизированы на базе «1С:УПП» и его отраслевых решений («1С:Молокозавод»/ «1С:Мясокомбинат»). Однако не так давно «1С» объявила об отмене поддержки этих решений с 2022 года, призвав своих клиентов переходить на новое поколение программного обеспечения. И многие к этому прислушиваются, потому что важная часть систем, построенных на базе «1С» – это ведение бухгалтерского учета. Соответственно, их необходимо обновлять, чтобы соответствовать требованиям по подготовке отчетности.
 
Многие компании уже прошли N-ное количество проектов автоматизации. Однако, не все получили нужный результат. Какие ошибки совершили люди, которые шли в эти проекты?

У крупных промышленных предприятий ошибки часто были связаны с тем, что люди делали проекты не ради получения пользы, а потому что это определенная политическая игра для перераспределения власти, бюджетов и т.д. Отличительной особенностью пищевиков, по нашему опыту, является истинность посылов и желание получить реальную пользу. Запускать проекты не для формы, но «на результат». При этом когда что-то делается впервые, неизбежно возникают сложности. Все-таки серьезные проекты автоматизации для большинства производителей продуктов питания пока в новинку (опыт есть, но ограниченный). Вот ошибки автоматизации, которые видятся нам наиболее значимыми:

1. Отсутствие четко сформулированных бизнес-целей проектов и выполнение их исходя из соображений «модно», «чтобы быть в тренде», «все говорят о том, что нужно заниматься автоматизацией». А проект, цель которого – внедрить «что-то» с точки зрения ИТ, как правило, заранее обречен на поражение.
2. Желание автоматизировать все бизнес-процессы предприятия в рамках одного проекта. Включить в 1 проект больше максимально возможного. Зачастую, подходя к автоматизации, компании начинают осознавать, как сильно они отстали. И думают, что за год сумеют реализовать все то, над чем могли бы работать последние 10. Но порыв сделать вместо последовательности понятных проектов, у которых есть свой законченный результат, один проект, в рамках которого автоматизировать и продажи, и логистику, и производство, и финансовый учет и т.д. – не приводит к хорошим результатам.
3. Недооценка внутренних ресурсов компании для выполнения проекта. Любой ИТ-проект состоит из ИТ максимум на половину. По большей части это бизнес-проект, который связан с улучшением той или иной его области. Соответственно, и кураторами этой активности должны выступать функциональные заказчики должного уровня (директора по продажам/ логистике/ производству). Однако часто таких людей в бизнесе не хватает и проекты отдаются ИТ-шникам, в результате чего и терпят неудачу.
4. Выбор программного продукта на основе маркетинговых материалов. Такой подход часто называют поиском волшебной таблетки. Есть продукты, которые имеют хорошую маркетинговую поддержку. Однако, (что даже немножко разочаровывает), нередко можно столкнуться с ситуациями, когда проекты, позиционируемые в средствах массовой информации как успешные, на деле оказываются лишь способом «пропиариться» (компании или человека в компании).
5. Выбор команды без отраслевой экспертизы. Десять лет назад, когда выполнялись проекты внедрения «1С:УПП», основные необходимые специалистам компетенции были связаны с бухгалтерским учетом, который обладает довольно высокой степенью универсальности для разных отраслей. Сейчас же проекты затрагивают все больше оперативного учета и планирования. Для пищевых предприятий глубокая отраслевая специфика заключается в процессах продаж, логистики, производства, работы с ГИС «Меркурий», ГИС маркировки. Соответственно, при выборе команды надо понимать, что люди, которые приходят работать с предприятием и собираются принимать активное участие в проекте, должны обладать достаточно высоким уровнем экспертизы, а не задавать вопросы: «что такое ОСГ»? «что такое ВСД»? и т.д.

Зачастую эти ошибки накладываются друг на друга и, как следствие, проблемность ситуации возрастает.
 
Тогда вопрос: что можно сделать как минимум в начале, чтобы не совершать такого количества ошибок? Можно ли как-то перестраховаться?
Глядя на чужие ошибки, мы их не чувствуем и, как следствие, недоучитываем. Если у компании нет опыта выполнения подобного рода проектов, то его придется набирать через какое-то количество ошибок. Чтобы хоть как-то его минимизировать, мы рекомендуем следующее:

Вариант 1.
Для компаний, которые уже имеют достаточно развитую IT-инфраструктуру, а также некоторый опыт внедрения и активного использования бизнес-приложений в рамках своей деятельности, и хотят поменять софт десятилетней давности на его новое поколение, мы рекомендуем сначала разработать концепцию внедрения IT -системы.

На первом шаге все IT-задачи, которые стоят перед бизнесом сейчас или будут стоять в ближайшем горизонте, формируются в структурированный иерархический список. Это позволяет понять, каких эффектов вообще вы ждете от IT в рамках данного бизнеса. Как правило, для бизнеса среднего масштаба выделяется от 100 до 200 IT-задач, которые должны быть решены укрупненно.

Потом нужно определить, на каких продуктах этот состав IT-задач вы будете решать. Как бы ни хотелось верить, что можно взять одну программу и закрыть ей все задачи, скорее всего, это все-таки будет именно набор программного обеспечения. И необходимо заранее понять – где начинается один софт; где он заканчивается и начинается второй? есть ли между ними какие-то пустоты? какие между ними перекрытия? как они между собой будут взаимодействовать? Т.е. на основе списка IT -задач построить целевую IT -архитектуру.

После того как составлен список ИТ-задач и определена архитектура, необходимо приоритезировать задачи – разбить их на набор проектов, которыми будет достигаться целевой результат.

Как правило, целевой набор проектов разрабатывается примерно на 3-4-5 лет (для среднего предприятия и усредненного уровня автоматизации в рынке). Причем 3 года – это скорее оптимистичная оценка. 5 – более реалистичная. Разрабатывать концепцию на более долгий срок нецелесообразно, т.к. слишком большой объем неопределенности может повлиять на реализацию плана проектов.

План проектов позволит вам четко понимать – с чего нужно начать; что может подождать; что делать, если все пойдет хорошо и у бизнеса будут деньги и потребность в тех или иных задачах.

Вариант 2.
Тем, кто находится в парадигме, что ИТ-проект = «купить и поставить программу» и не видит в нем бизнесовой роли, я бы рекомендовал реализовать пилотный проект на три-шесть месяцев. Это позволит лично прочувствовать возможные ошибки, которые, при таком масштабе проекта будут не так критичны для бизнеса. Зато у компании появится опыт, который она сможет использовать, чтобы правильно смотреть на концепцию развития предприятия на горизонт 3-5 лет, (которую все равно нужно будет делать в определенный момент времени).
 
Бизнес «сегодня» живет в достаточно динамичном режиме. Может быть есть что-то совсем «маленькое», с чего можно начать, чтобы не тратить много времени?
Совсем «маленькое» – это консультация эксперта. Когда у людей появляется желание что-то изменить, следующим шагом у них возникают вопросы. И если компания не является экспертом в автоматизации, то логично, что эти вопросы хочется кому-то задать. Можно, конечно, найти «быстрые» ответы самому. Но будет не лишним их перепроверить. И хорошо, если мнение тех или иных экспертов совпадут с ответами, которые вы сами для себя нашли. Поэтому самый простой шаг – это обратиться за консультацией к экспертам. Мы, как игроки рынка автоматизации производителей продуктов питания, стараемся выдерживать относительно независимую точку зрения. Будучи заинтересованными не только в продаже своих услуг, но и в развитии рынка и собственной отраслевой экспертизы, мы всегда готовы в течении 30-60 минут попробовать дать ответы на сформировавшиеся у вас вопросы. Благо, в последнее время все привыкли к формату Skype/ Zoom-конференций.

Напоминаем, что видео-версию интервью вы можете посмотреть на нашем Ютуб-канале. А для приверженцев аудио-формата подкастов мы подготовили запись, которую вы можете послушать на Яндекс Музыке.
 
Компания «Константа», konstanta@standart1c.ru, 8 (831) 28-28-227